Det nylige kup i Thailand har rejst et spørgsmål hos mange rejsevirksomheder; hvordan forbereder vi os på krisestyring, når en nødsituation påvirker et land, hvor vi har kunder i øjeblikket.

Uanset om du er en hotelgruppe, DMO eller et rejsebureau, har du en pligt til at hjælpe folk, der tilfældigvis er i lande, der bliver ramt af naturkatastrofer eller er politiske ustabile. Men hvordan gør man det? Apps til mobilen kan hjælpe.

Hastigheden af din kommunikation er altafgørende

Mobiltelefonen er et vigtigt redskab i krisestyring. Når du prøver at hjælpe kunder efterladt i et usikkert miljø, hvor de kan føle sig stressede eller endda bange, er hurtig kommunikation vigtig, hvilket gør mobilkommunikation til det overlegne valg, da de har deres telefoner på sig, men har muligvis ikke adgang internet eller mulighed for at gå i receptionen.

Direkte meddelelser er den mest pålidelige form for kommunikation

Under en krise er bedste måde at bruge direkte underretninger til alle rejsende. Dette skal leveres via SMS, så du er ikke afhængig af wifi.

Du skal oprette et SMS-system på forhånd, så du har et system klar til brug i tilfælde af en nødsituation. Disse systemer er nemme at opsætte og opkræves typisk pr. SMS sendt, så der vil være en minimal udgift forbundet med at sætte det op – tænk det som en forsikring.

Få dem til at føle sig trygge og giv støtte

Her kan du give en hurtig besked for at fortælle dem, at de ikke er alene, at du er der for at hjælpe og sende dem direkte til en side, hvor de kan finde detaljerede oplysninger om, hvordan man kommer ud af stedet samt vigtige telefonnumre og adresser.

Send link til en fortrukken offline infoside

Nød- og aftaleoplysningerne skal ideelt set placeres i din dedikerede app, da den derefter kan arbejde offline, når de først har åbnet den. Hvis situationen udvikler sig til en reel nødsituation, er det vigtigt, at de altid har informationen ved hånden.

Alternativt kan SMS’en linke til et mobiloptimeret website, men det betyder, at de ikke kan få adgang til det uden internet, så hvis de er på farten, er det svært at få adgang til.

Uanset hvad er det vigtigt at du bygger en side, der indlæses så let som muligt – så ingen billeder, videoer osv. Det er vigtigt, fordi telefonnettet sandsynligvis vil blive overbelastet på destinationen, hvis alle prøver at finde ud af, hvad de skal gøre.

Sørg for at du har et CMS sat op, hvor du kan foretage hurtige ændringer

Uanset om du vælger at lægge oplysningerne i en app eller et website, er det vigtigt, at du har øjeblikkelig adgang til at indtaste og offentliggøre oplysningerne. Så vælg en app / m.web-opsætning, der har et CMS-system, så du hurtigt og nemt kan tilføje og opdatere indhold.

For apps er der CMS-systemer (som Triptales), der tillader at sende opdateringer direkte til brugerne, ved at gå udenom Apple og Google, så du ikke behøver vente på en appopdatering. Da en appopdatering kan tage op til 2 uger at blive godkendt, siger det sig selv, at dette er afgørende.

Uanset hvad du gør skal du sørge for at lede folk til den nøjagtige side, de har brug for i tilfælde af en nødsituation, da de sandsynligvis vil være stressede og utålmodige.

Trin til forberedelse

1 – Systematisk indsamling af telefonnumre på kunder

2 – Opret en SMS Gateway

3 – Hold styr på kundernes placering (f.eks. ved at se på hotellet) og datoen, hvor de rejser. Det betyder, at vi til enhver tid kan lave en liste over påvirkede kunder og kun koncentrere vores kommunikation om dem.

4 – Sørg for at du enten har en app eller et website med et mobilt web-CMS, hvor du hurtigt kan tilføje og ændre info

5 – Læn dig tilbage og føl dig tryg i at vide, at du er klar til det værste tilfælde.

Tøv ikke med at kontakte os, hvis vi kan hjælpe med noget – hvad end det er i nødsituationer eller gode tider.

Rasmus Aagaard, Managing Partner